Vista Previa en el Mac: editar y firmar PDF sin instalar nada

Todos los meses llega el mismo documento: un justificante en PDF que hay que firmar y devolver. Durante años, la rutina habitual era imprimirlo, firmarlo con boli, escanearlo y reenviarlo. Con Vista Previa en el Mac, editar y firmar un PDF es cuestión de treinta segundos: anotas, marcas, firmas con el trackpad o con el iPhone, combinas páginas de varios documentos, reordenas, comprimes el archivo para enviarlo por correo e incluso retocas imágenes. Todo con la app que ya viene instalada en macOS. Solo se queda corta cuando necesitas editar texto existente, OCR sobre escaneos o censura real de datos.

La guía está escrita sobre macOS 26 Tahoe, la versión actual a fecha de 2026, aunque prácticamente todo funciona igual desde hace varias versiones del sistema.

Anotar y marcar PDF con la barra de marcado

Abre cualquier PDF y pulsa el botón de marcado (el rotulador) en la barra de herramientas, o ⇧⌘A. Aparece la caja de herramientas completa:

• Subrayado y resaltado: selecciona texto y usa el marcador; también tachado.
• Notas: añade comentarios que se quedan pegados a un punto de la página, ideales para revisar documentos de otros.
• Texto y formas: cuadros de texto, flechas, rectángulos, óvalos y lupas para destacar zonas.
• Boceto: dibujo a mano alzada; si hay un iPad cerca, Vista Previa ofrece dibujar directamente en el iPad y ver el trazo en el Mac (continuidad de marcado).

Un aviso importante: poner un rectángulo negro sobre un dato no es censurarlo. El texto sigue debajo y cualquiera puede copiarlo o quitar la forma. Para ocultar información sensible de verdad necesitas una herramienta con redacción (redaction) real, como las de pago de la sección final.

Si trabajas con documentos escaneados, combina esto con la guía de cómo escanear documentos desde el Mac y el iPhone: escaneas, anotas y devuelves sin tocar una impresora.

Cómo firmar un PDF en Vista Previa con trackpad o iPhone

Es la función estrella. Apple la documenta en su guía para rellenar y firmar formularios PDF, pero el flujo resumido es este:

1. Abre el PDF en Vista Previa y muestra la barra de marcado (⇧⌘A).
2. Haz clic en el icono de Firma y elige «Crear firma».
3. Tienes tres vías: dibujar con el dedo en el trackpad (sorprendentemente decente), firmar en un papel blanco y mostrarla a la cámara (la recorta y vectoriza), o usar un iPhone o iPad como tableta de firma gracias a Continuity.
4. La firma queda guardada en el llavero; a partir de ahí, insertarla es un clic, y puedes escalarla y colocarla donde toque.

Para formularios con campos, Vista Previa detecta las casillas y campos de texto rellenables, y puedes escribir directamente. En PDFs «planos» (un escaneo), añade cuadros de texto encima y listo. Guarda con ⌘S o exporta una copia si no quieres tocar el original.

Combinar, reordenar y eliminar páginas de un PDF

Aquí Vista Previa se convierte en un mini editor de documentos. Activa la barra lateral de miniaturas (Visualización > Miniaturas, o ⌥⌘2) y:

• Reordenar: arrastra las miniaturas para cambiar el orden de las páginas. Mantén ⌘ para seleccionar varias y moverlas en bloque.
• Eliminar: selecciona la página y pulsa Suprimir.
• Combinar PDFs: arrastra el icono de otro PDF desde el Finder hasta la barra lateral, en la posición exacta donde quieras insertarlo. También funciona arrastrando miniaturas entre dos ventanas de Vista Previa.
• Extraer páginas: selecciona las que quieras y arrástralas al escritorio: se crea un PDF nuevo solo con ellas.
• Rotar: ⌘L y ⌘R giran la página seleccionada 90 grados, útil para escaneos torcidos.

Con esto se resuelven el 90 % de las operaciones típicas: unir nómina y anexos, quitar la portada, sacar una sola página de un contrato de 80.

Exportar y comprimir PDF con filtros Quartz

Si el PDF pesa demasiado para enviarlo por correo, no hace falta ningún servicio web (que, por cierto, sube tu documento a servidores de terceros): Archivo > Exportar, formato PDF y en el menú Filtro Quartz elige «Reduce File Size», tal como explica la propia documentación de Apple sobre efectos y filtros. La compresión es agresiva —baja la resolución de las imágenes incrustadas—, así que para documentos con fotos puede quedarse corta de calidad. El truco de toda la vida es duplicar ese filtro y crear uno propio menos agresivo; se gestiona desde la utilidad ColorSync del sistema.

En ese mismo diálogo de exportación puedes cambiar el formato (JPEG, PNG, HEIC, TIFF), ajustar resolución y cifrar el PDF con contraseña marcando la opción de permisos. Mucho más rápido que instalar nada.

Editar imágenes: recortar, ajustar y fondo transparente con Alfa instantáneo

Vista Previa también abre imágenes, y ahí esconde tres herramientas que sustituyen a un editor básico:

• Recortar: selecciona una zona con la herramienta de selección y pulsa ⌘K. Admite selección rectangular, elíptica, lazo y lazo inteligente.
• Ajustar color y tamaño: Herramientas > «Ajustar color» abre un panel con exposición, contraste, saturación, temperatura y nitidez; «Ajustar tamaño» redimensiona por píxeles o porcentaje, manteniendo la proporción.
• Alfa instantáneo: en la barra de marcado, la herramienta de varita mágica. Arrastra sobre un fondo uniforme (el clásico logo sobre blanco) y selecciona el fondo por tolerancia de color; Suprimir lo vuelve transparente. Exporta como PNG para conservar la transparencia. No es mágico con fondos complejos, pero para logos y capturas funciona de maravilla.

Si editas imágenes en lote, en el terminal hay algo todavía más rápido, como explica la guía de procesar imágenes con sips desde el terminal.

¿Cuándo hace falta un editor de PDF de pago?

Vista Previa no puede: editar el texto ya existente de un PDF, pasar OCR a un escaneo para hacerlo buscable, censurar datos de forma irreversible, ni trabajar con campos de formulario avanzados o flujos de firma con varios firmantes. Para eso están PDF Expert, Adobe Acrobat o Nitro PDF, que a fecha de 2026 funcionan por suscripción o licencia de pago. La comparativa de cuándo merecen la pena y cuál elegir está en mejor app de PDF para Mac.

El criterio es sencillo: si tus operaciones son firmar, anotar, unir y comprimir, Vista Previa te sobra. Si editas contratos a diario o necesitas OCR fiable, paga la herramienta y no mires atrás.

Preguntas frecuentes

¿Cómo firmo un PDF en el Mac sin imprimir? Abre el PDF en Vista Previa, muestra la barra de marcado (⇧⌘A), crea tu firma con el trackpad, la cámara o el iPhone, y colócala sobre el documento. Queda guardada para usos futuros.

¿Cómo reduzco el tamaño de un PDF en el Mac? En Vista Previa: Archivo > Exportar, formato PDF y filtro Quartz «Reduce File Size». Si pierde demasiada calidad, crea un filtro personalizado menos agresivo desde la utilidad ColorSync.

¿Se puede editar el texto de un PDF con Vista Previa? No. Puedes añadir texto nuevo encima, pero no modificar el contenido original. Para eso necesitas un editor de pago como PDF Expert o Acrobat.

¿Cómo uno varios PDF en uno solo? Abre el primero en Vista Previa, muestra las miniaturas (⌥⌘2) y arrastra los demás PDF a la barra lateral, en la posición deseada. Guarda y listo.

En resumen: antes de instalar (o pagar) cualquier utilidad de PDF, dale una oportunidad seria a Vista Previa. Firma, anota, combina, comprime y retoca imágenes con el sistema de serie — y para el resto, ya sabes dónde mirar. Si además quieres dominar las capturas que luego anotas, tienes la guía completa de capturas de pantalla en Mac.